Genel Sekreterlik

MENU
Destek Birimi:
Destek Biriminin görev ve yetkileri şunlardır:
A) YÖNETİCİ ASİSTANI:
a) Genel Sekreterin her türlü haberleşme ve yazışma işlerini yürütmek,
b) Ajansın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek,
c) Ajansın yurt içi ve yurt dışı ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama, vb. ile her türlü protokol ve tören hizmet ve işlerini düzenlemek ve ilgili diğer kuruluşlarla işbirliği halinde yürütmek,
d) Yönetim Kurulu ve Kalkınma Kurulu Toplantılarının organizasyonunu halkla ilişkiler görevlisi ile birlikte gerçekleştirmek, bu toplantılara ilişkin her türlü idari iş ve işlemleri takip etmek, yazışmaları yapmak, dosyaları tutmak, arşivlemek,
e) Genel Sekreter tarafından verilen diğer işleri yapmak,
B) BÜRO GÖREVLİSİ:
a) Ajans adına gelen her türlü evrakı almak, kaydetmek, görevli mercie, kişi veya ilgili birimlere dağıtıp ulaştırmak, ajansın çalışma birimlerinin dosyalama sistemini oluşturmak,
b) Ajansa postayla gönderilen veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca getirilen dilekçelerle ilgili havale ve yazışmaları yapmak, sonuçlarını izlemek ve gerekli hallerde ilgililere bilgi vermek,
c) Ajans birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak ve postalamak,
d) Evrak hareketi ile ilgili her türlü diğer iş ve işlemler ile istatistikî bilgi ve raporları hazırlamak,
e ) Ajansın insan kaynakları ile ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,
g) Ajans binasının ve hizmet bürolarının temizlik, ısınma, soğutma, güvenlik, danışma, ikram vb faaliyetlerinin sorumluluğunu taşımak ve yaptırmak,
e) Hizmet alımı yoluyla yapılan tüm işlerin sorumluluğunu üstlenmek ve takibini yapmak,
f) Ajansın arşiv işlerini yürütmek ve Ajansın her çalışma birime karşı her türlü arşiv işlerinden dolayı sorumlu olmak,
g) Genel Sekreter tarafından verilen diğer işleri yapmak,
C) BİLGİ İŞLEM:
a) Hizmet birimlerinde kullanılacak bilgisayarlar ve çevre donanımlarını ve internet bağlantılarını, çevre birimlerinin bakım, onarım ve kurulumlarını, bilgisayar ağı altyapısını, teknik ölçülere uygun olarak sağlamak,
b) Ajansın tüm bilgi işlem faaliyetlerini planlamak, yönlendirmek ve koordinasyonunu sağlamak,
c) Kuruma ait bilgilerin manyetik ve optik ortamlarda muhafazasını, güvenliğini ve yedeklemesini sağlamak,
d) Kurum bilgi-iletişim cihazları (faks, elektrik, aydınlatma, telefon, fotokopi, bilgisayar, yazıcı, modem vb.) ve sarf malzemeleri ihtiyacını belirlemek ve temini sağlamak,
e) Ajansın internet sayfalarını hazırlamak, bilgilerin güncelliğini sağlamak.
f) Ajans birimlerine bilgi ve teknik destek vermek,
g) Ajans bilgisayar sistemi güvenliğinin sağlanması için yazılım ve donanım olarak gerekli önlemleri almak,
h) Elektronik posta hizmetlerinin verilmesini sağlamak,
i) Genel Sekreter tarafından verilen diğer işleri yapmak,
D) HALKLA İLİŞKİLER:
a) Yazılı ve görsel basın ve diğer kitle iletişim araçlarında Ajans ile ilgili bilgileri izlemek, değerlendirmek ve dosyalamak, genel sekretere ve/veya birim başkanlarına sunmak, yazılı ve görsel abonelik hizmetlerini yürütmek, basın ve halkla ilişkiler ile ilgili her türlü arşivleme işlemini yürütmek,
b) İlân işlerini yürütmek,
c) Ajansın yapacağı her türlü eğitim ve bilgilendirme toplantısının organizasyonunu ilgili birim başkanının talimatları doğrultusunda yapmak,
d) Yönetim Kurulu ve Kalkınma Kurulu toplantıları ile ilgili olarak organizasyon faaliyetleri konusunda Yönetici Asistanı ile birlikte koordineli çalışmak ve yönetici asistanı ile birlikte bu toplantıların her türlü sorumluluğunu ortak olarak taşımak,
e) Ajansın her türlü basılı, yazılı ve görsel (rehberler, tanıtım CD’leri.. vs.) tüm faaliyetlerini yürütmek, bu materyallerin dağıtımını sağlamak, sonucundan ilgili birim başkanını haberdar etmek,
f) Genel Sekreter tarafından verilen diğer işleri yapmak,
E) MUHASEBE FİNANS:
(1) Gelirlerin tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından muhasebe yetkilisi sorumludur.
(2) Muhasebe yetkilisi, ödeme emri ve eki kanıtlayıcı belgeler üzerinde; gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi ile diğer görevlilerin imzasını, ödemeye ilişkin kanıtlayıcı belgelerin tam olmasını, hesaplamalarda maddi hata bulunup bulunmadığını ve hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri kontrol etmekle yükümlüdür.
(3) Muhasebe yetkilisinin görevleri şunlardır:
 
             a) Gelirleri ve alacakları takip ve tahsil etmek.
             b) Ödeneği dahilinde gerçekleşen giderlerin hak sahibine ödenmesini sağlamak ve harcama yetkilisinin uygun gördüğü hâllerde avans vermek.
             c) Para ve parayla ifade edilebilen değerleri saklamak ve ayniyata ilişkin hesapları tutmak.
             ç) Ajansa ait emanetleri almak, saklamak, ilgililere vermek ve göndermek.
             d) Ödemelerin hak sahiplerine yapılmasını sağlamak.
             e) Muhasebe kayıtlarının tam, doğru ve usulüne uygun olarak tutulmasını ve raporlanmasını, bu bilgilerin saydam ve erişilebilir olmasını sağlamak, muhasebe ile ilgili diğer işlemleri yapmak.
             f) Malî konulara ilişkin olarak ilgililere gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
             g) Yönetim Kurulunun onayına sunulmak üzere, Ajans bütçe sonuçlarını çıkarmak.
             ğ) Bütçe ve muhasebe bilgi sisteminin işleyişini yönetmek.
             h) İlgili diğer hizmetleri yürütmek.